Samarbetsytor och mötesytor i Sharepoint Online
Samarbetsytor i SharePoint Online är nu tillgängliga och ersätter grupp- och enhetsytor i Medarbetarportalen. Tjänsten erbjuder ett flexibelt, tillgängligt och effektivt digitalt samarbete.
Tjänsten Samarbetsytor ska bidra till att:
- säkerställa ett effektivare sätt att hantera, dela och samarbeta kring dokument
- tillhandahålla möjlighet att dela och sprida information, planera och samarbeta kring gemensamma arbetsuppgifter inom olika typer av samarbetsgrupper
- förbättra säkerheten kring autentisering genom att införa 2-vägsautentisering (MFA)
- möjliggöra digitalt samarbete med externa kontakter
Läs mer om samarbetsytor och hur du kommer igång här
Väl inne i verktyget finns stöd att komma igång i form av både videofilmer och användarforum där projektet i samverkan med pilotanvändare kan hjälpa till och svara på frågor.
Säker inloggning
Notera att samarbetsytor kräver multifaktorinloggning (MFA) via din mobiltelefon och appen Microsoft Authenticator.
Vilka möjligheter erbjuder samarbetsytor idag?
Bland annat följande möjligheter erbjuds:
- dokumenthantering - möjligheten att samarbeta i Office-filer
- nyhets/informationsspridning - publicera nyheter, alternativt skapa sidor med informationsinnehåll
- gemensam kalender
- planering av aktiviteter (så kallade "kanbantavlor")
- gemensamma anteckningsböcker med hjälp av OneNote
- diskussionsforum, bildgallerier och mycket mer.
Samarbetsytor ersätter grupp- och enhetsytor
Nu kan grupp- och enhetsytor vid behov flyttas till den nya tjänsten. Beroende på målgruppen för er samarbetsyta kan deltagare kopplas till en organisatorisk enhet eller hanteras manuellt. Varje institution och avdelning på förvaltningen har även ett eget intranät i medarbetaringången (lokal informationsyta).
Initialt kan det vara svårt att veta när det passar bäst att använda den lokala informationsytan i medarbetaringången och när det är bättre att använda en samarbetsyta. Faktum är att tjänsterna kompletterar varandra på ett bra sätt och kan tillsammans utgöra ett stöd för att hantera den interna kommunikationen.
Samarbetsytor i SharePoint Online kan skapas vid behov, men just samarbetsytor för en enhet (organisatorisk grupp) behöver beställas separat.
Mötesytor
En ersättare för mötesytor (specialgrupper) planeras att lanseras i april 2024. Lösningen kommer att möjliggöra en gemensam och effektiv ärendeprocess för hela universitetet med en direktkoppling till diariet. Mer information kommer löpande om det delmomentet.
Var hittar jag tidigare grupp-, enhets- och mötesytor?
Alla grupper är åtkomliga i gamla Medarbetarportalen fram till och med sista april. Ett lätt sätt att nå dem är att nåla fast länken under Mina verktyg på startsidan i medarbetaringången. Det finns också länk till grupperna i sidfoten.
Det kan vara lite svårt att identifiera vad som avses med just gruppytor. Du hittar de gruppytor som du är medlem i under menyn Grupper på Medarbetarportalens startsida. Där hittar du Avdelningar (enhetsytor), Specialgrupper (mötesytor) och Grupper (gruppytor).
Vad händer med de tidigare grupper jag är med i?
Varje gruppägare har fått göra ett aktivt val om vad man vill ska ske med gruppytan, om den ska ersättas av SharePoint Online eller avvecklas helt. I båda fallen ligger det på gruppägarens ansvar att flytta över innehållet till den nya samarbetsytan alternativt spara/arkivera det på annan plats. Det går att få hjälp av projektet att migrera över dokument.
För att få information om de grupper du är med i, kontakta gruppens ägare. Projekt Samarbetsytor kommunicerar med gruppägarna via mejl. Om gruppen inte har någon ägare så kontaktas istället administratören. I gruppens medlemslista kan du se vem som är gruppägare respektive administratör.
Vår grupp har inte någon ägare, hur gör vi?
Om gruppen saknar ägare, kontakta samarbetsytor@uu.se för att få hjälp. Om vi inte har fått svar angående vad som ska hända med en grupp, kommer gruppen att avvecklas under senvåren 2024 och dess innehåll och dokument raderas.
Hur kommer överflytten att genomföras?
Projektet för en dialog med samtliga ägare av grupp- och enhetsytor samt administratörer för mötesytor. De har informerats om övergången till SharePoint Online och ansvarar för valet om vad som ska ske med respektive yta. Kontakta dem om du har frågor kring den yta som du är medlem i. Det framgår i fliken ”Medlemmar” på en yta vem som är ägare.
Flytten av grupp- och enhetsytor behöver vara slutförd i april 2024.
Befintliga ärenden, beslutsunderlag och mötesadministration i mötesytor kommer inte att flyttas över vid lansering.
Organisation
Uppdragsgivare: Universitetsdirektören
Projektägare: Måns Östring
Styrgrupp: Måns Östring, Annika Ohlsson, Daniel Gillberg, Rolf Springfeldt, Malin Dahlén
Projektstöd: Patrik Wallin
Projektledare: Henrik Envall
Diarienummer
UFV 2021/2834
För mer information, kontakta projektet Samarbetsytor i SharePoint.