En gemensam e-postdomän vid universitetet

Universitetet har idag ca 490 registrerade e-postdomäner varav ca 245 innehåller aktiva e-postadresser. Alla domäner kräver kontinuerligt underhåll och administration även för varje IT-tjänst som är beroende av dem.

Flera anledningar till en gemensam e-postdomän

För att göra e-post så säker som möjligt och minimera problem med bland annat virusattacker behöver universitets e-postservrar certifieras.

Men certifikat är dyra om de ska hantera många e-postdomäner. Universitetets huvuddomän är uu.se, men universitet har idag nästan 500 underdomäner. Det innebär att vi måste be bolagen om specialavtal, vilket kan kosta mycket pengar.

Ett ytterligare skäl är att det blir enklare och billigare att använda IT-tjänster som olika leverantörer erbjuder. Många IT-tjänster som erbjuds är byggda för att kopplas mot en e-postdomän. Även här måste universitetet alltså idag försöka få till en speciallösning med leverantören för att de ska kunna hantera universitets alla underdomäner.

Men det finns också andra skäl till bytet. En gemensam namnkonstruktion enligt förnamn.efternamn@uu.se underlättar för externa personer och har idag i stort blivit standard för organisationer. Det underlättar också för personer som arbetar vid flera organisatoriska enheter.

Rekommenderat men inte tvingande skifte

Det finns idag inget beslut att alla inom universitetet ska byta till gemensam e‑postdomän utan de personer/institutioner/campus som vill/behöver byta till universitetsgemensam kan göra det. Det kan på sikt komma tekniska, ekonomiska och praktiska skäl till att byte krävs.

Allt fler leverantörer av IT-tjänster inför funktioner och krav som utgår från att en kund har en, eller ytterst få, e-postdomäner. Detta kan vara för att till exempel kunna registrera sin licens eller för att kunna verifiera sin licensrättighet.

Hur går det till?

De som byter till gemensam e-postdomän kommer att ha kvar sin institutions-/ campusadress för mottagning av e-post framöver. E-post som skickas har den nya adressen som avsändare.

Personadresser

Vanliga personadresser ändras till fornamn.efternamn@uu.se, men den gamla e-postadressen finns kvar och tar emot e-post under en tid efter ändringen.

Du som använder personligt certifikat för signering och/eller kryptering av e-post behöver däremot hämta nytt certifikat och installera det efter ändringen är genomförd. På denna sida kan ni läsa på vad som krävs och hur man gör.

Personer med samma namn

För att förhindra namnkrockar försöker vi identifiera alla personer vars namn är exakt lika. Innan dessa personer genomför bytet kontaktas de och ombeds tillföra en initialbokstav för mellannamn mellan för- och efternamn. Den nya adressen blir då exempelvis fornamn.i.efternamn@uu.se alternativt fornamn.ii.efternamn@uu.se.