”Den digitala utvecklingen har förändrat arbetslivet i grunden”

Vår arbetsmiljö blir alltmer digital, och de nya it-systemen stödjer inte alltid arbetet.

– Dåliga it-system blir en arbetsmiljöfråga, men det blir ett ännu större arbetsmiljöproblem om man har system som inte stödjer en i arbetet, säger Bengt Sandblad, professor emeritus vid institutionen för informationsteknologi.

Han har tillsammans med Carl Åborg, universitetslektor vid institutionen för psykologi, och tre forskare vid KTH, skrivit en lärobok om digital arbetsmiljö, som bygger på en kartläggning de gjort på uppdrag av Arbetsmiljöverket.

Boken är en vägledning i hur man kan utnyttja digitaliseringens möjligheter och samtidigt försäkra sig om en god och hållbar digital arbetsmiljö. Vägen dit är inte helt lätt, konstaterar Bengt Sandblad.

– Den digitala utvecklingen har förändrat arbetslivet i grunden och medfört många positiva förändringar. Men man klarar oftast inte av att utnyttja förbättringspotentialen och problemen är alldeles för stora. Det innebär att det finns en enorm möjlighet till framtida positiva förändringar.

Inte anpassade efter verksamheten

En vanlig orsak till problemen är att it-systemen ofta inte är anpassade efter verksamheten.

– Man vill jobba effektivt och säkert, men har inte de system som tillåter det. Det här blir vad vi kallat ett kognitivt arbetsmiljöproblem, där människans förmåga att arbeta bra försvåras eller förhindras. Det leder till att man arbetar långsammare, gör fler fel och blir mer stressad och irriterad.

Carl Åborg har forskat om digitaliseringens effekter på vår arbetsrelaterade hälsa sedan mitten av 1980-talet. Han menar att det framför allt är överflödet av information som upplevs som stressande, i kombination med att vi inte förstår tekniken.

– När vi får mer information än vi kan processa upplevs det som stressande. Det handlar framför allt om att informationen är oöverskådlig och att vi känner att vi inte har kontroll över situationen, berättar han.

– Vi vet ganska väl vad som orsakar de här stressreaktionerna. Vi vet vad hjärnan klarar av och den har vissa begränsningar som vi inte tar hänsyn till när vi utformar våra system, fortsätter han.

Belastar arbetsminnet

Hjärnan kan till exempel inte ha för många processer i arbetsminnet samtidigt utan att vi upplever stress.

– Vi måste ha överblick och se helheter. Om man beställer system där man till exempel ska komma ihåg kommandon eller där information försvinner när man scrollar, skapar det en onödig belastning på arbetsminnet. Vi måste lära oss att konstruera system som tar hänsyn till våra grundläggande kognitiva funktioner, säger han.

Men utvecklingen går inte i den riktningen, och Carl Åborg tror inte att stressfaktorerna i arbetslivet kommer att minska.

– Tekniken blir alltmer avancerad och vi hanterar allt fler olika system. Vi har en tendens att bygga system baserat på sådant som datorn är bra på, inte baserat på det som människans hjärna är bra på eller på vad verksamheten faktiskt behöver.

Beställarkompetens – en viktig faktor

Men det finns trots allt både kunskap och lösningar för att skapa en god digital arbetsmiljö, även om de tillämpas alltför sällan, menar Bengt Sandblad. Beställarkompetens, uppföljning och tydlig ledning är viktiga faktorer i det arbetet.

– De som beställer systemen måste ha kompetensen att ställa krav på användbar och verksamhetsnyttig it som bidrar till en god digital arbetsmiljö.

Att bara köpa in ett nytt system, installera det och se hur det blir är ingen bra idé, menar han.

– Då blir arbetet restprodukten efter att man har genomfört alla tekniska förändringar. Man måste utgå ifrån arbetet och de som jobbar där, och ställa krav utifrån deras behov.

Det tekniska införandet av ett nytt system är bara en liten del i sammanhanget. Den stora utmaningen är i stället den organisatoriska förändringen som måste till för att utnyttja systemets potential.

– Man kanske behöver förändra arbetsroller och processer och lära sig att arbeta på ett nytt sätt, säger Bengt Sandblad.

It-ronder avslöjar problem

Det finns också förhållandevis enkla metoder för att få syn på digitala arbetsmiljöproblem. Ett exempel är återkommande it-ronder.

– Man har ju skyddsombud som tittar på den fysiska arbetsmiljön, och det finns exempel på organisationer som har utvecklat skyddsronderna till att också omfatta it.

Med hjälp av enkla checklistor fångar man upp vad som inte fungerar och vad användarna tycker.

– Om man gör det här årligen får man en ganska bra bild av läget och kan vidta åtgärder.

Även it-supporten kan fungera som en temperaturmätare för att utvärdera hur den digitala miljön fungerar.

– De får ju väldigt många frågor om system som krånglar. Den informationen kan användas för att fånga upp problem och omsätta det i förändringsarbete.

Kräver ledningens engagemang

Bengt Sandblad betonar också att engagemang från högsta ledningen är viktigt för organisationers it-utveckling.

– Om den högsta ledningen inte engagerar sig och tydligt talar om vad som ska gälla och vilka krav man ska ställa på it-utvecklingen så händer ingenting i en organisation. Då får it-avdelningarna leva sitt eget liv. Men om högsta ledningen är kunnig och aktiv och ger tydliga direktiv ger det effekt.

---

Ny bok:

Digitaliseringen och arbetsmiljön av Bengt Sandblad, Jan Gulliksen, Ann Lantz, Åke Walldius och Carl Åborg. Boken ger en grundläggande beskrivning av kunskapsläget om digitalisering och digitala arbetsmiljöproblem, samt en omfattande vägledning i hur man kan utnyttja digitaliseringens möjligheter och samtidigt försäkra sig om en god och hållbar digital arbetsmiljö.